Цифровизации закупок — от Excel к SRM

Цифровизация закупок — основы

Цифровизация - это процесс, который имеет большое значение для любого направления деятельности, включая закупки. Эта технология открывает новые возможности для внедрения аналитических инструментов в бизнес, что может привести к значительному улучшению процессов и результатов. Продукт цифровизации в закупках может быть как материальным, так и информационным. Материальный продукт может включать в себя различные виды технического оборудования и аппаратуру, которые используются для улучшения процессов. Информационный продукт, с другой стороны, может включать в себя программное обеспечение и другие цифровые ресурсы, которые могут быть использованы для анализа и оптимизации закупочных потоков. При этом существует много различных подходов к цифровизации закупок. Можно выделить, например, подход, который основан на использовании большого количества данных и аналитических инструментов для улучшения процессов. Другой подход может включать в себя внедрение новых технологий, которые позволяют автоматизировать многие процессы и уменьшить объем ручной работы. Важно отметить, что цифровизация закупок - это не просто технологический процесс. Это также процесс изменения культуры и подходов в организации. Цифровизация требует открытости к новым идеям и готовности к изменениям, а также умения работать с новыми технологиями и инструментами. В общем, это большой шаг вперед в развитии любой организации. В заключении, цифровизация закупок - это не просто технология, это новый подход к деловой деятельности, который может привести к значительным улучшениям в работе любой организации.

Цифровая трансформация: новый тренд в сфере электронных торгов в России

Сегодня, согласно статистике, более половины заказчиков в России уже используют возможности электронных площадок для проведения конкурентных торгов. В рамках текущего тренда цифровой трансформации и риск-ориентированной политики, этот показатель, по мнению экспертов, только увеличится. Согласно закону РФ 44-ФЗ, в основном это касается государственных и муниципальных заказчиков, но в последние года мы видим активное использование электронных форм проведения торгов и в корпоративном секторе. Службой Федерального Центра Российской экономики было зарегистрировано ряд запросов от представителей малого и среднего бизнеса, стремящихся получить доступ к крупным контрактам. Социально-экономические тенденции последних лет показывают, что на рынке становится все более актуальной темой оценка рисков при заключении договоров. Законодательство страны определяет право и порядок использования соответствующих платформ для электронных торгов, а специалисты поставляют необходимые сервисы для оценки рисков и поиска выгодных предложений. Интернет-площадка, предоставляющая соответствующие услуги, позволит заказчикам быстрее найти партнеров, оценить их предложения и сделать правильный выбор. Такая платформа не только упростит процесс подачи заявок и заключения договоров, но и поможет ускорить оплату и улучшить интеграцию с производством и снабжением. В свою очередь, активное использование электронных форм проведения торгов в сфере закупок на рынке России подчеркивает основную тенденцию последних годов: мощное развитие цифровых технологий во всех составляющих экономики. Этот тренд затрагивает различные отрасли: от торговли до производства, от услуг до бухгалтерии. Именно цифровизация позволит малому бизнесу стать более конкурентоспособным и войти в ряды крупных игроков рынка, упрощая процесс участия в торгах, снижая сроки рассмотрения документов и увеличивая прозрачность всего процесса. Согласно федеральному закону 44-ФЗ, компании должны регулярно проводить анализ рынка и оценку своих контрактов на предмет рисков. Такая практика уже привела к появлению специализированных сервисов на сайтах, которые помогают подбирать наиболее выгодные предложения и своевременно отреагировать на изменение условий. Сегодня мы наблюдаем, как активно развивается отрасль электронных торгов. Необходимость в соответствии с высокими стандартами отечественного и международного законодательства, постоянное изменение экономического окружения требуют от компаний все более гибкого подхода к управлению рисками. Именно электронные площадки могут предложить необходимые инструменты для этого.

Excel как точка входа в цифровизацию закупок

Excel давно стал универсальным инструментом для обработки и анализа данных, особенно в бизнес-среде. В области закупок, Excel представляет собой точку входа в процесс цифровизации. От подготовки заказов до учета поставщиков и товаров, Excel обладает функциями, которые делают эти задачи гораздо проще. Ведение закупок в Excel включает в себя много различных процедур. Например, внесение информации о поставщиках, данных о продукции, стоимости и объемах заказов в таблицы. Этот учетный процесс позволяет быстро и удобно собирать, обрабатывать и хранить все нужные данные в одном файле. Еще одно преимущество использования Excel заключается в возможности быстрого расчета различных метрик. От простых функций, таких как подсчет общего количества заказанной продукции, до более сложных задач, включая расчет оптимального количества материалов на основе прогноза спроса или расчет логистических издержек. Excel также позволяет создавать сводные таблицы, которые дают быстрый срез данных и позволяют проводить глубокий анализ. Например, можно быстро рассчитать стоимость закупок от каждого поставщика за последние несколько месяцев или определить, какие продукты представляют наибольший интерес для компании. Несмотря на все эти преимущества, Excel не без недостатков. С ростом объема данных и усложнением процессов, становится сложно справляться с задачами в Excel. Бухгалтерия, учет товаров, планирование бюджета, управление документооборотом и многие другие задачи могут стать слишком сложными для обычного сотрудника без специальных навыков. Например, с увеличением количества поставщиков и сложностью логистической цепочки, учет может становиться все более удлиненным и сложным. Отбор поставщиков, таможенные процедуры, решение проблем с качеством - все это может привести к увеличению количества данных и увеличению сложности их обработки. Если потребности организации становятся слишком большими для Excel, этот инструмент может быстро переходить из удобного помощника в источник бесполезной головной боли. Из-за объема данных и сложности их обработки, ошибка в одной ячейке может вызвать цепочку последствий, которые могут исказить результаты и анализ. Кроме того, работа с большими файлами Excel может быть медленной и неэффективной, что приводит к потере времени и усилий. В таких ситуациях решением может стать автоматизация процессов. Это будет следующим шагом в цифровизации закупок после Excel. От учета и анализа данных до управления поставщиками и заказами, автоматизация может принести значительные преимущества. Подобные решения могут обрабатывать больше данных быстрее и точнее, чем это могут делать люди. Более того, они могут обеспечить более глубокий и точный анализ, позволяющий принимать более обоснованные решения. Но даже с автоматизацией, Excel по-прежнему играет важную роль. Он по-прежнему может быть использован для сбора данных, загрузки данных в систему, подготовки отчетов или ведения простых расчетов. И его функции, особенно сводные таблицы и формулы, по-прежнему представляют собой ценный инструмент для менеджеров и профессионалов в области закупок. В будущем, с увеличением объема данных и сложности процессов, роль Excel в закупках, вероятно, будет изменяться. Однако, он, безусловно, останется ключевым инструментом в этой области, обеспечивая основу для учета и анализа данных. Благодаря его универсальности и доступности, Excel становится идеальной отправной точкой для цифровизации закупок.

От Excel к ERP — от хаоса к структурированным данным

В современном бизнесе данные становятся одним из самых важных ресурсов. В Excel многие компании начинают свой путь в обработке и анализе данных. Однако, по мере развития и роста бизнеса, потребности в данных и способах их обработки становятся все более сложными и многообразными. Это приводит к необходимости перехода от Excel к более мощным и технологичным системам, таким как ERP. ERP (Enterprise Resource Planning) - это класс информационных систем, которые объединяют все основные процессы компании в единую среду. Они позволяют автоматизировать множество операций, от учета и документооборота до анализа данных и управления заказами. Например, модуль закупок в ERP системе может автоматизировать процесс создания и заполнения заказов, учета поставщиков и продукции, а также проведение анализа эффективности закупок. При переходе от Excel к ERP одной из главных задач является структурирование данных. В Excel данные обычно хранятся в отдельных таблицах, которые могут быть связаны друг с другом лишь в небольшой степени. В ERP же все данные хранятся в единой базе и тесно связаны между собой. Это позволяет получать более полный и точный анализ, а также значительно ускоряет работу с данными. Однако, внедрение ERP системы - это большой и сложный проект, который требует значительных ресурсов и опыта. В большинстве случаев компаниям приходится нанимать специализированных консультантов или разработчиков для этого. Внедрение ERP может занять много времени и сил, и, как правило, включает в себя несколько этапов: от разработки технического задания (ТЗ) и выбора подходящего решения до его настройки и обучения сотрудников. С другой стороны, преимущества ERP перед Excel очевидны. ERP позволяет автоматизировать большую часть учетных и аналитических процедур, что делает работу более быстрой и эффективной. ERP также предлагает более мощные и гибкие инструменты для анализа данных. Благодаря этому, бизнес может получать более точные и актуальные данные для принятия решений. К тому же, ERP позволяет обеспечить прозрачность и контрольность всех процессов, что особенно важно для больших компаний с множеством подразделений и сложной структурой. Однако, переход от Excel к ERP не означает, что первый инструмент должен полностью исчезнуть. Во многих компаниях Excel остается важным инструментом для выполнения определенных задач, таких как быстрые расчеты или создание отчетов. Важно понимать, что Excel и ERP не являются взаимоисключающими, а могут взаимодействовать и дополнять друг друга, приводя к максимальной эффективности бизнес-процессов. Внедрение ERP также предполагает увеличение числа пользователей этих систем внутри компании. Это влечет за собой необходимость обучения сотрудников работе с новым инструментом. При этом, не все сотрудники могут сразу приспособиться к новой системе, особенно если они привыкли работать с Excel. Поэтому, важно проводить обучение и поддержку персонала на всех этапах внедрения ERP. В заключение, переход от Excel к ERP является сложным и непростым процессом, но при правильном подходе он может принести значительные преимущества. ERP позволяет повысить эффективность работы с данными, автоматизировать большинство бизнес-процессов и обеспечить прозрачность и контролируемость всех операций. При этом, Excel может оставаться полезным инструментом для выполнения определенных задач, дополняя и усиливая возможности ERP.

От ERP к BPMS — от транзакций к процессам

В переходе от традиционной системы ERP к системе управления бизнес-процессами (BPMS) речь идет о перемещении фокуса с отдельных транзакций к целым процессам. В ERP обычно ограничиваются выполнением определенных задач и транзакций, таких как обработка заказов, управление закупками, обработка счетов и т.д. В то время как BPMS рассматривает эти действия в контексте более широких бизнес-процессов, позволяя компаниям управлять и оптимизировать эти процессы на протяжении всей цепочки деятельности. С точки зрения менеджера, BPMS предлагает значительные преимущества. Одним из них является возможность увидеть сквозной процесс от начала до конца, отслеживая каждый шаг и зная, кто и когда ответственен за выполнение каждого этапа. Это упрощает управление бизнес-процессами и увеличивает эффективность работы. Например, рассмотрим процесс закупки. В традиционной ERP системе, этот процесс может включать множество разных этапов и участников. Закупщик может начать процесс, отправив запрос поставщику, затем после получения товара, процесс продолжается на складе, где товар проверяется и принимается. Затем счет поставщика обрабатывается в финансовом отделе. Каждый из этих этапов обычно управляется отдельно в ERP, и информация о статусе процесса может быть разбросана по различным модулям системы. С BPMS, наоборот, весь процесс закупки может быть структурирован и управляем как единое целое. Отправка запроса, прием товара, обработка счета - все эти действия могут быть включены в один процесс, и каждый участник процесса может видеть общую картину и понимать, как его действия влияют на всю цепочку. Также стоит отметить, что BPMS позволяет внедрить более гибкие и адаптивные процессы. В ERP, процессы часто жестко кодированы и могут быть изменены только с помощью сложного и дорогостоящего программирования. BPMS, с другой стороны, обычно предлагают встроенные инстру менты для моделирования и изменения процессов, что позволяет бизнес-пользователям самостоятельно адаптировать процессы к меняющимся потребностям бизнеса. Так, задача закупки товара в магазин может быть автоматизирована так, чтобы система BPMS автоматически анализировала остатки товаров, сравнивала их с правилами учета запасов, и в случае необходимости формировала и отправляла заказ поставщику. Весь этот процесс может быть отслежен и управляем, и все участники могут видеть его статус в режиме реального времени. Более того, BPMS часто включает в себя функции аналитики (BI), которые позволяют не только следить за ходом выполнения процессов, но и анализировать их эффективность, находить "узкие места" и оптимизировать процессы. Это открывает новые возможности для повышения эффективности бизнеса. Важно также отметить, что переход от ERP к BPMS - это не односторонний процесс. ERP и BPMS часто работают вместе в компаниях, где ERP обрабатывает транзакционные данные и основные бизнес-процессы, а BPMS обеспечивает дополнительную гибкость и управление более сложными, перекрестными процессами. К тому же, переход от ERP к BPMS - это далеко не простой процесс. Он требует значительных инвестиций, как в виде финансовых средств, так и в виде времени и ресурсов на этапе внедрения. Компании также могут столкнуться с проблемами, связанными с тем, что их сотрудники привыкли работать с ERP и могут испытывать трудности при переходе на новую систему. Однако, несмотря на эти сложности, переход от ERP к BPMS может дать значительные преимущества в виде повышенной эффективности и гибкости бизнес-процессов.

BPMS и SRM — сходства и различия

Управление бизнес-процессами (BPMS) и управление отношениями с поставщиками (SRM) — два ключевых компонента современной бизнес-модели. Несмотря на то, что они часто рассматриваются вместе в контексте цифровизации и автоматизации бизнеса, они представляют собой разные классы систем и имеют свои особенности. BPMS — это система, которая позволяет автоматизировать, оптимизировать и управлять бизнес-процессами. Она обеспечивает гибкость и прозрачность процессов, что позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям в бизнес-среде. В BPMS можно внедрять стандартные и эталонные процессы, которые были определены на основе исследований и анализа бизнес-модели компании. В том числе система может поддерживать процесс закупки, обеспечивая взаимодействие с поставщиками на различных этапах: от выбора поставщика до возврата товара. SRM, с другой стороны, является специализированной системой, которая занимается управлением взаимоотношений с поставщиками. Она помогает оптимизировать процесс закупки, предлагая детальный обзор поставщиков, их товаров, цен и условий поставки. Ключевая особенность SRM — возможность взаимодействия с поставщиками на более глубоком уровне, включая совместную работу, согласование цен, условий поставки и других важных деталей контракта. Это позволяет существенно улучшить качество и эффективность закупок, что, в свою очередь, позволяет снизить затраты и улучшить уровень обслуживания клиентов. Сходства между BPMS и SRM заключаются в том, что обе системы занимаются оптимизацией и автоматизацией бизнес-процессов. Они обе предоставляют компаниям возможность работать более эффективно, управлять своими ресурсами лучше и принимать более обоснованные решения. Однако есть и значительные различия. BPMS в основном сосредоточена на управлении процессами в целом, в то время как SRM более специализирована и сосредоточена на управлении отношениями с поставщиками. Важным сходством является и то, что обе системы поддерживают цифровизацию и автоматизацию. Это означает, что они обе используют технологии, позволяющие автоматизировать большую часть процессов, которые раньше выполнялись вручную. Таким образом, обе системы помогают сэкономить время, сократить затраты и увеличить эффективность. Однако различия между BPMS и SRM также важны. В первую очередь, они отличаются в фокусе своего внимания. В то время как BPMS сконцентрирована на управлении всеми бизнес-процессами компании, SRM более узко специализирована на управлении отношениями с поставщиками. Это отражается в функционале этих систем. В BPMS, например, будет представлено больше инструментов для моделирования и анализа процессов, тогда как в SRM будет больше инструментов для управления закупочными процедурами, контрактами и поставками. Второе важное отличие — в уровне взаимодействия с внешними участниками. BPMS в основном сосредоточена на внутренних процессах организации. В SRM, с другой стороны, взаимодействие с внешними поставщиками является ключевым аспектом. SRM обеспечивает механизмы для построения эффективного диалога с поставщиками, облегчая взаимодействие и улучшая отношения. Однако, несмотря на эти различия, SRM и BPMS часто используются вместе. Они дополняют друг друга, предлагая комплексное решение для управления бизнес-процессами и отношениями с поставщиками. В конечном итоге, выбор между BPMS и SRM или их сочетание будет зависеть от специфических потребностей и целей каждой компании.

Технологии, решения и альтернативы

Этот обзор лишь коснулся многих аспектов цифровизации в сфере закупок. Не упомянуты важные элементы, такие как управление материальными потоками в закупочной логистике, где можно встретить множество инновационных технологий, включая системы управления складом и RFID-метки. Стоит отметить, что управление материальным потоком также является процессом. В этом контексте, система Naumen SRM для управления закупками предлагает возможность полного контроля над всеми закупочными бизнес-процессами для компаний. С применением современных технологий, создание бизнес-приложений становится быстрым и эффективным, объединяя функционал различных систем, от ERP до SRM.