+7 (495) 145 90 45Сегодня уже никто не сомневается, нужно ли автоматизировать деятельность предприятия. Актуален лишь вопрос, какие процессы и почему следует автоматизировать в первую очередь.
Начинать автоматизацию следует с часто повторяемого процесса, в котором установлены участники, зоны их ответственности, порядок взаимодействия. Это справедливо и для отдела из десяти человек, и для международного холдинга, объединяющего десятки предприятий. Одним из кандидатов на первоочередную автоматизацию является закупочная деятельность компании.
Рассмотрим процесс автоматизации закупок на кейсе крупнейшего производителя меди в России — Группы РМК. В состав холдинга входит более 40 предприятий и компаний различной специализации, которые осуществляют полный цикл производства — от добычи и обогащения руды до выпуска и реализации готовой продукции. Производственные активы Группы РМК работают в России в Челябинской, Свердловской, Оренбургской, Новгородской областях и в Хабаровском крае, а также в Казахстане.
Какие задачи стояли перед автоматизацией закупок
Группа РМК планировала с помощью решения Naumen SRM автоматизировать следующие процессы:
- Ввод потребностей каждого предприятия в систему закупок с учётом наличия у ряда предприятий ERP-систем, обеспечивающих процесс сбора и согласования потребностей подразделений предприятия.
- Выделение потребностей для централизованного закупа.
- Подготовку и согласование пакета документов к закупочной процедуре с учётом способа проведения закупки, организатора процедуры торгов (предприятие или головной офис), формы торгов (электронная или очная).
- Обеспечение интеграционного взаимодействия с электронной площадкой Tender.Pro, исключающего необходимость работы специалистов Группы непосредственно на площадке.
- Согласование результатов закупки, текста договора, в том числе с использованием систем электронного документооборота, имеющегося у ряда предприятий Группы.
- Проверку контрагентов, включая квалификацию по отдельным видам деятельности, отслеживание качества исполнения договоров.
- Сбор отчётности по процессу и результатам закупочной деятельности.
Какие подходы использовались при реализации проекта
Рассмотрим подробнее несколько проектных задач и подходы к их решению.
Сбор потребностей и централизация закупок
Было:
До внедрения единой системы автоматизации закупочной деятельности взаимодействие снабженцев предприятий со службами головного офиса происходило по электронной почте. Все заявки на приобретение — годовой план и его корректировки — с каждого предприятия передавались в виде Excel-файлов, из которых специалисты по централизованному закупу извлекали позиции по «своим» группам ТМЦ. Сложность возникала уже на этом этапе, так как каждый заказчик мог назвать одну и ту же ТМЦ по-разному. Далее необходимо было обозначить заказчику, что эти позиции перешли в другую зону ответственности.
Стало:
С автоматизацией этого процесса у заказчиков появилась возможность сопоставить свои наименования ТМЦ с категорией единого справочника ТМЦ. За проведение закупки по той или иной потребности заказчика в системе был закреплён исполнитель, что исключало возможность дважды приобрести одно и то же разными ответственными. Заказчик отслеживает статус исполнения по централизованным позициям и готов подключиться к процессу после заключения договора поставки.
Проверка контрагентов
Было:
Изначально проверка контрагентов была одним из этапов процесса определения поставщика, она проводилась после получения первичных предложений и до проведения торгов. Если проверка затягивалась, например, требовался выезд на территорию контрагента, затягивался и процесс выбора победителя, что в конечном счёте влияло на срок поставки заказчику.
Стало:
Поскольку в продукте Naumen SRM проверка контрагентов выполнена как отдельный процесс, в Группе РМК её также вывели в независимую процедуру. Был настроен формат заявки на аккредитацию, маршрут её обработки, шаблоны сопроводительных документов. Также был реализован процесс пересмотра аккредитации поставщиков.
Текущих и потенциальных поставщиков оповестили о необходимости проходить аккредитацию, началось накопление данных о проверках. Другие пользователи — как снабженцы, так и любые другие заинтересованные службы — могут пользоваться ими в своей работе.
Получение отчётности по процессу закупок
Было:
Действующие до автоматизации нормативные документы по закупкам предусматривали свыше десятка отчётных документов как по оперативной ситуации в обработке заявок, так и по сводным данным за месяц и год. При взаимодействии через электронную почту составление таких документов представляло собой отдельную кропотливую работу по отражению того или иного действия в отдельной таблице, объективность таких отчётов всегда была связана с «человеческим фактором».
Стало:
При внедрении автоматизированной системы был осуществлён пересмотр всех отчётных форм, в результате чего часть из них была исключена либо из-за пересмотра бизнес-процесса, либо потому что такая форма нашла отражение в пользовательском интерфейсе системы, и этого оказалось достаточно для работы всех заинтересованных лиц. Также была автоматизирована работа специалистов по заполнению отчётов: все необходимые данные накапливаются и учитываются в системе в рамках соответствующих бизнес-процессов, а затем выводятся в нужной форме по нажатию одной кнопки. Получатель такого отчёта может быть уверен, что если в нём что-то не отражено, то этого не было в системе, а значит — не было и в природе.
Что компания получила благодаря автоматизации
В результате внедрения Naumen SRM в Группе РМК:
- Все участники процесса закупок начали взаимодействовать в единой информационной среде.
- Принцип однократного ввода информации и автоматическое формирование документов снизили риски ошибок ввода из-за «человеческого фактора» и высвободили время пользователей для решения непосредственных задач бизнеса.
- Благодаря разработанной типовой модели взаимодействия предприятия Группы с головным офисом, решение легко масштабируется на новые предприятия.
Об особенностях проекта — из первых уст
Мы попросили Игоря Исакова, руководителя направления развития из управления развития информационных технологий, возглавлявшего проект внедрения со стороны Группы РМК, рассказать о специфике автоматизации процесса закупок:
Об особенностях объектов автоматизации:
Одновременно с проектом по внедрению SRM-системы на предприятиях шла плановая работа по развёртыванию ERP-системы, а также системы электронного документооборота. Необходимо было обеспечить функционирование SRM-системы на одном из нескольких вариантов конфигурации ИТ-инфраструктуры предприятия, а также учесть плановый переход от одной конфигурации к другой. Также нужно было учесть некоторые особенности предприятий из Казахстана — от национальной валюты до специфики государственного регулирования.
О контурах безопасности:
Одной из ключевых установок было чёткое разграничение внешнего и внутреннего контуров. Поставщики не имеют возможности попасть во внутренний контур, они работают только со внешней электронной площадкой, взаимодействие с которой происходит по API. Всё взаимодействие с поставщиками ведёт оператор площадки. Для получения данных от поставщиков в процессе аккредитации была разработана анкета, которая вместе с пакетом документов направляется по электронной почте и далее автоматизировано загружается в систему со специального рабочего места регистратора заявок на аккредитацию.
О ходе внедрения системы:
При переходе на автоматизированную систему пересмотр некоторых внутренних регламентов работы был неизбежен. Поскольку по старым правилам снабженцы на предприятиях до этого работали не один год, была организована серия выездных семинаров, где презентовали и изменения в регламенте, и новую систему, ставшую уже частью этого нового регламента.
Само внедрение системы шло в несколько этапов. Важно было запустить часть блоков под начало годовой заявочной кампании. А, к примеру, автоматизацию отчётности проводили уже позднее, к тому моменту в системе как раз начали накапливаться данные для анализа.
О результатах проекта:
Все необходимые процессы были запущены и успешно работают уже не первый год. Сейчас к системе закупок подключено более 35 наших предприятий, внутренних пользователей системы более 200. Если считать только закупочные процедуры, проводимые с участием головного офиса, то в месяц их проходит около 100. Что касается проверки контрагентов, то в месяц обычно обрабатывается от 50 таких заявок.
Также мы совместно с разработчиком постоянно работаем над адаптацией системы как к неизбежным изменениям бизнес-процессов и иных внешних факторов, так и работая с пожеланиями конечных пользователей в части повышения эффективности их работы в системе.
Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, полученная информация будет полезна вам и поможет принять верные решения.
Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM или ответить на ваши вопросы. Пишите на нашу электронную почту: sales@naumensrm.ru