Закупки в строительстве

Именно на решение данной задачи так или иначе ориентированы все проекты по цифровизации для любой отрасли. Строительство долгое время имело репутацию весьма консервативной в плане внедрения современных технологий, ограничиваясь лишь системами базового учета, но ситуация начинает меняться, причем все быстрее. Все больше застройщиков и девелоперов начинают осознавать, что автоматизация бизнес-процессов улучшает горизонтальные и вертикальные связи внутри организации, а следовательно повышает и качество производства.

Особенно важно внедрять решения для автоматизации в период экономических кризисов, когда выручка может падать до15%, и при этом расходы как минимум не уменьшаются. Естественно, прибыль компании тоже начинает падать. Поэтому без автоматизации процессов в закупках не обойтись. Как показывает опыт реальных проектов, внедрение систем автоматизации закупок позволяет снижать затраты на закупки на величину до 15%. При этом, как показывает исследование Naumen, сфера закупок пока оцифрована очень слабо, и все ограничивается сочетанием электронной почты и таблиц.

Такой выигрыш достигается за счет устранения целого ряда узких мест. Очевидно, что за счет автоматизации сокращаются непроизводительные затраты персонала на ведение традиционного бумажного документооборота. В ряде систем исполнители практически полностью освобождаются от необходимости самостоятельно подготавливать типовые документы: договоры, заявки, товарно-сопроводительную документацию и т.д. Также исключается многократный ввод одних и тех же данных в разные системы за счет бесшовной интеграции разных систем автоматизации бизнес-процессов.

Цифровизация позволяет наладить взаимодействие между разными подразделениями и контрагентами даже тогда, когда их сотрудники находятся в дороге, на объектах или в командировках. Естественно, при условии, что у решения есть функциональный мобильный клиент, работающий на смартфонах.

Также цифровизация повышает уровень контроля и позволяет фиксировать те задачи, которые раньше были вне поля зрения. Это повышает исполнительскую дисциплину и резко снижает уровень разного рода злоупотреблений. Не секрет, что строительные и отделочные материалы, наряду с топливом и продуктами питания, являются весьма рискованными в плане теневых сделок. По оценкам, которые давались на профильных форумах, доля «левых» продаж в данных товарных группах может доходить до 15%.

«Цифровизация закупок повышает прозрачность строительства и позволяет эффективнее использовать ресурсы. Более того, использование сервиса исключает недобросовестную закупку и помогает руководителям избежать сговора снабженцев с поставщиками», – такую оценку дал вице-мэр Москвы по вопросам градостроительной политики и строительства Андрей Бочкарев.

Кроме того, застройщик часто не ищут более выгодные предложения, сохраняя отношения с одним единственным поставщиком. Однако в нынешних условиях, когда после ухода зарубежных поставщиков и пересмотра цепочек поставок, необходимо постоянно следить за рынком, подбирая более дешевые аналоги приемлемого качества. Этот процесс продолжается до сих пор, и те, кто найдут новых поставщиков раньше, получат заметные конкурентные преимущества. В среднем выигрыш в цене может достигать 5-10%, что позволяет добиться очень быстрого возврата инвестиций.

Плюс ко всему, автоматизация закупок улучшает ритмичность поставок строительных и отделочных материалов. А это, в свою очередь, снижает простои на объектах с одной стороны и непроизводительные «закупки впрок» с другой.

Основная задача разработчиков Naumen SRM – создать такой продукта, который сможет решить проблемы строителей и девелоперов, помочь им выходить на тендеры с конкурентными предложениями и побеждать в них с минимальными затратами.

В Naumen SRM существуют три подсистемы.

• Взаимодействие с подрядчиками и поставщиками. У нас в разработке есть 2 модуля, который каждый отвечает за свою функцию, один за взаимодействие с поставщиками, второй за взаимодействие с подрядчиками. Связать их в единый механизм оказалось не слишком простой задачей, но наша команда разработчиков все же смогла ее решить.
• Закупочные процедуры. Закупки можно проводить в открытом и закрытом режимах: в первом случае доступ к торгам имеют все зарегистрированные пользователи, во втором — только приглашенные или прошедшие дополнительный квалификационный отбор. Автоматизированы процессы загрузки/выгрузки лотов из xlsx-шаблона. Среди других функций - регистрация, квалификация, участие в торгах и многое другое.
• Электронный документооборот. Уже 95% компаний пользуется такой возможностью. У нас в решении есть отдельный модуль, который позволяет контролировать весь процесс создания документов на всех этапах их жизненного цикла. Это важная часть в строительной сфере, где количество документов в компании за 1 год может превышать 100 000. Такой инструмент позволяет проще взаимодействовать между поставщиками и подрядчиками.

Naumen SRM позволит четко планировать бюджет. А ситуация, когда застройщик не укладывается в выделенные бюджеты по закупкам -  в порядке вещей. Наша система позволит все систематизировать и контролировать данный процесс за счет максимальной прозрачности. А когда вы будете укладываться в выделенные бюджеты, то у вас не будет возникать кассовых разрывов.

Naumen SRM может работать как локально (on-premise), так и в облаке. Использование облака позволяет потенциальному заказчику снизить затраты на внедрение, поскольку освобождает от необходимости закупать дополнительного оборудование и выделять ресурсы на поддержку новой системы. Плюс ко всему, использование облака лучше отвечает специфике строительной отрасли, где на объектах часто нет возможности создавать полноценную ИТ-инфраструктуру.

Naumen SRM бесшовно интегрируется со всеми присутствующими на рынке системами автоматизации бизнес-процессов, как российскими, так и зарубежными. При этом SRM-система по сути становится модулем ERP-системы, что позволяет сразу же учитывать  оргструктуру компании, импортирует корпоративные справочники, данные об остатках на складах и другие данные, причем в соответствии с логикой бизнес-процессов.

Внедрение системы занимает от 5 месяцев. Все зависит от потребностей заказчика и сложности их воплощения в жизнь. Чтобы максимально безболезненно получить первый эффект от автоматизации, можно собрать решение с функциональными возможностями из разряда «самое необходимое». Также специалисты по внедрению Naumen рекомендуют два возможных пути для компромисса. Прежде всего, работать с простыми структурами данных. Например, начать с получения от поставщика ценовых предложений в структурированной форме, а все остальные аспекты предложения принимать в виде неструктурированных файлов. Это позволит использовать функции Naumen SRM по автоматическому ранжированию предложений по цене и формированию конкурентной карты и иных документов. Другим путем может стать использование простых процессов, допускающие «ручное управление». Например, чтобы задачи по технической экспертизе предложений или аккредитации контрагентов проводили люди, но  по установленным критериям с указанием конкретной причины. Это позволит избежать сложной настройки автоматизации данных процессов на основе формализации правил, что обычно вызывает серьезные сложности.

У нас гибкая система, что позволяет под ваши задачи сделать персональную разработку, которая будет соответствовать вашим задачам. Мы постоянно и регулярно улучшаем наш продукт, практически каждый месяц добавляем либо модули, либо оптимизируем какие-то процессы внутри. Постоянно повышается гибкость настроек, общая производительность решения, включаются новые дашборды. Постоянно растет функциональность мобильного клиента.

Каждый клиент может обратить к нам и предложить какие-то идеи, огласить свои запросы, и мы обязательно их возьмем на рассмотрение и подумаем как можно реализовать ту или иную задачу.