При построении автоматизированной системы закупок единственным интересантом традиционно выступает заказчик: во главу угла ставится комфорт взаимодействия бизнес-подразделений, снабженцев, внутренних служб, руководства и так далее.. Удобство поставщиков в свою очередь редко учитывается. Например, закупщики могут продолжать взаимодействие с ними через электронную почту или внешнюю электронную площадку. При этом на сегодняшний день нет никаких проблем в том, чтобы приблизить поставщика к внутренним процессам закупок, сделав и его работу эффективнее.
Надо ли заказчику заботиться об удобстве работы поставщика? Нужно ли тратить на это время и деньги?
Можно ответить отрицательно на эти вопросы, если планируются единичные закупки у продавца или, к примеру, вы готовы платить «выше рынка» и потому не боитесь остаться без поставщиков. Во всех же остальных случаях высокий уровень взаимодействия с контрагентом может стать фактором успеха всего процесса снабжения.
Почему не ладится работа с поставщиками?
Давайте рассмотрим, что может снижать эффективность взаимодействия с поставщиком.
Проблема №1: отсутствие точной информации о специализации поставщика
К примеру, поставщики в базе обозначены как «поставщики ИТ-услуг», но одни обслуживают оргтехнику, а другие сопровождают бухгалтерский софт. Если регулярно приглашать поставщика принять участие в закупочной процедуре не его профиля, он в какой-то момент перестанет реагировать на приглашения от компании в принципе.
Проблема №2: плохо проработанные требования к закупаемой продукции
Поставщику будет трудно понять, может ли он удовлетворить потребность заказчика, если речь идёт о приобретении технически сложной или просто нетипичной продукции. Много времени может потребоваться на переписку и выяснение деталей у организатора, подготовку предложения. И в подобных ситуациях, как правило, поставщик привлекает специалистов высокой квалификации, то есть для поставщика такая работа даже на этапе анализа требований и подготовки предложения сопряжена с существенными затратами.
Проблема №3: изменение требований в процессе закупок
Если требования будут меняться во время сбора коммерческих предложений, процедура существенно затянется, а поставщику потребуется заново прорабатывать своё предложение.
Проблема №4: сложный процесс подачи предложения
Случается, что заказчик заинтересован в поставщике куда больше, чем поставщик в заказчике. Любые неприятные нюансы при подаче предложения могут убить в продавце желание сотрудничать. Например, если для подачи предложения поставщику требуется пройти сложную регистрацию и проверку данных, а потом заполнить форму предложения с несколькими десятками полей, он откажется и отправит заказчику отсканированный документ с прайсом на десятки позиций, которые далее уже сам организатор будет заводить в систему.
Проблема №5: обмен бумажными документами
Для проработки предложения поставщику могут понадобиться от заказчика какие-то непубличные сведения, для требует NDA. Согласование и подписание такого документа уже займёт немало времени, а почтовая пересылка ещё сильнее отодвинет срок.
Проблема №6: непонятен текущий этап процесса закупки
Если сбор предложений происходит по электронной почте, информацию о текущей стадии процесса контрагент может узнать только от организатора. В результате поставщику трудно планировать производство. Для заказчика это в лучшем случае означает, что за его заказ примутся в последнюю очередь.
Проблема №7: затягивание времени на принятие решения о выборе поставщика
По аналогии с предыдущим пунктом — если поставщик не понимает, разместят у него конкретный заказ или нет, он будет загружать своё производство чем-то другим. Стоит отметить, что организатор процедуры может и сам не знать, на каком этапе «застряло» внутреннее согласование решения и на какие рычаги следует нажать для ускорения процесса.
Как «облегчить жизнь» поставщику?
В ряде случаев предпродажный процесс для поставщика является достаточно затратным. Поскольку успех никто не гарантирует, возникает риск работы впустую. Он ощущается тем ярче, чем больше сложностей при взаимодействии с организатором закупочной процедуры.
Предлагаем рассмотреть примеры из практики внедрения системы Naumen SRM, демонстрирующие возможности выстраивания эффективного взаимодействия с поставщиком:
- Применение номенклатурного справочника. Контрагент сам выбирает категории номенклатурного справочника, по которым желает получать уведомления о новых закупочных процедурах. Уровень детализации этого справочника устанавливается владельцем SRM-системы. Сам справочник может вестись как в SRM-системе, так и во внешней среде, например, в MDM-системе предприятия.
- Проработка закупочной документации. SRM-система позволяет улучшить процесс, определив участников, сферы ответственности, вариации маршрутов обработки документов и пр.
- Организация единого пространства для работы. Если без изменения документации в процессе не обойтись, то личный кабинет поставщика может выступить централизованным каналом распространения информации, например, о продлении сроков проведения процедуры. Также в личном кабинете легко организовать хранение всех версий документации, истории изменений и пр.
- Простая форма регистрации. Регистрация нового участника на электронной площадке должна быть максимально упрощена, поэтому для заполнения регистрационной карточки можно использовать информацию из сертификата электронной подписи и данные ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Удобная форма подачи предложений. Подача предложения участником должна быть максимальна проста. Например, если у продавца много позиций, удобнее пользоваться табличным редактором.
- Безбумажный документооборот. Современные сервисы электронного документооборота позволяют в существенной степени отказаться от обмена бумажными документами. SRM-система, работая в интеграции с такими сервисами, позволяет привязать юридически значимые электронные документы к конкретным поставщикам и процедурам.
- Наглядность изменения статусов. Карточка закупочной процедуры на электронной площадке всегда доступна поставщику, который был приглашен к участию или подал предложение. SRM-система отслеживает и отображает участникам изменение статусов.
- Отлаженные процессы информирования участников. Процессы внутреннего согласования документов, в том числе решений о выборе поставщика, находятся под контролем менеджера закупки в SRM-системе. Ему в удобной форме доступны сведения о текущем этапе согласования документов, о возникших отклонениях в сроке обработки. Это позволяет не допускать существенных просрочек или вовремя информировать об этом ожидающих решения участников.
- Обратная связь о продукте поставщика. Накапливая в SRM-системе данные о взаимодействии с поставщиком, у заказчика появляется возможность выстраивать более тесные отношения с ним, в том числе совместно улучшать его продукт. Это выгодно обеим сторонам. У поставщика появляется дополнительный стимул к сотрудничеству.
Существует немало сфер бизнеса, где процесс продажи — дорогостоящий, а поставщики настолько востребованы, что уже заказчику нужно заинтересовать их. Применение современной SRM-системы позволит вывести взаимодействие с продавцами на качественно новый уровень и повысить их лояльность.
Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, полученная информация будет полезна вам и поможет принять верные решения.
Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM или ответить на ваши вопросы. Пишите на нашу электронную почту: sales@naumensrm.ru