Как проводить закупки в «условиях шторма»: рассматриваем эффективные закупочные стратегии на практике

Работа закупщика никогда не была простой и предсказуемой, но в последние несколько лет уровень неопределённости вырос. Мы наблюдаем скачки валютных курсов, рестрикции и импортозамещение, теперь и параллельный импорт. Снабженцы в России, конечно, не впервые сталкиваются с резким изменением конъюнктуры и научились подстраиваться под ситуацию. Поговорим о том, как во времена «штормов» упорядочить и автоматизировать взаимодействие с поставщиками.

3 сценария для закупок в условиях неопределённости

Представим ситуацию: закупщик обрабатывает заявки на приобретение ТМЦ, и обнаруживает, что стоимость выросла в несколько раз. Вдобавок поставщик предупреждает о возможном прекращении поставок. В свою очередь для производства критично качество приобретаемого сырья, марки оборудования и запасных частей и др. Всё это выглядит как максимально негативный сценарий, но для многих закупщиков сегодня такое положение дел стало будничным.

Для решения проблемы категорийные менеджеры прибегают к трём вариантам:

1. Ищут нового поставщика того же бренда со всеми рисками работы с новым контрагентом.
2. Выходят на производителя используемого бренда и заключают прямой договор в обход посредников.
3. Ищут аналоги бренда, в том числе на новых рынках, и берут на себя все риски, связанные с качеством продукции и совместимостью с имеющимся оборудованием.

Для эффективной реализации закупочных стратегий процессы следует вести в системе управления взаимоотношениями с поставщиками (далее — SRM-системе). Это позволит организовать работу всех исполнителей и накопить данные по поставщикам для дальнейшего анализа и адаптаций стратегий. На примере функциональных возможностей продукта Naumen SRM рассмотрим, как автоматизировать закупки.

4 шага для технического обеспечения закупочных стратегий

В SRM-систему можно внести все сформулированные и согласованные решения по новым закупочным стратегиям. В ПО будут отображаться следующие детали:

• Наименования альтернативных поставщиков и альтернативных брендов и их доли в закупаемом объёме.
• Меры по снижению рисков качества: исследование тестовых образцов продукции на этапе отбора поставщиков, исследование приобретённого сырья перед применением в производстве и пр.
• Меры по снижению рисков срыва сроков исполнения договора: например, проактивный контроль исполнения обязательств поставщиком (экспедайтинг).
• Меры для формирования позиции по дальнейшему сотрудничеству с новыми поставщиками и брендами: регулярный сбор данных по опыту использования продукции, уровня сервисного обслуживания и др.

В SRM-системе менеджеры получают эту информацию в разрезе категорий обрабатываемых ими заявок на приобретение. В результате часть работ в рамках закупочных стратегий автоматизируется следующим образом:

• При составлении списка приглашений к участию в процедуре выбора поставщика указанные фирмы выбираются автоматически.
• При формировании требований к закупаемой продукции включается опция, которая позволяет участникам предлагать аналоги указанным позициям Также активируется требование, обязывающее предоставить пробные образцы продукции для исследования.
• Перед объявлением процедуры выбора поставщика можно дополнительно согласовать с категорийным менеджером детали и отразить все актуальные на текущий момент наработки по закупочной категории.

На этапе анализа поступивших предложений участников в SRM-системе можно автоматизировать ряд процессов. Например, вести учёт предоставленных образцов продукции (нередки случаи, когда образцы не могут быть отражены в бухгалтерской или складской системах), формировать техническим специалистам задачи на исследование и фиксировать результаты. Также в системе менеджеры могут анализировать итоги работы технических сотрудников и указывать, какое решение о допуске участников к дальнейшим этапам было принято.

После принятия решений о выборе поставщиков и заключения с ними договоров SRM-система обеспечит дальнейшее исполнение закупочной стратегии:

• Назначение на договоры, требующие снижения рисков исполнения, кураторов с должным объёмом полномочий; определение перечня необходимых дополнительных мероприятий по контролю исполнения таких договоров с фиксацией результатов в системе.
• Обеспечение входного контроля поступающих по договору партий продукции (по аналогии с исследованием тестовых образцов) с фиксацией результатов в системе.
• Запрос обратной связи по исполнению договора от менеджера договора со стороны заказчика и фиксацию полученных оценок в привязке к карточке контрагента.

Для замыкания контура процесса исполнения закупочных стратегий SRM-система формирует для категорийных менеджеров и высшего руководства отчёт об исполнении стратегий: в нём сопоставляются плановые и фактические показатели, что позволяет проанализировать адекватность принимаемых решений и спланировать дальнейшие действия.

Неспокойная ситуация на рынке требует слаженной и контролируемой работы всех звеньев закупочного конвейера. На сегодняшний день все эти действия управляются и исполняются живыми людьми, но SRM-система может создать надёжную основу, которая позволит анализировать текущую ситуацию, принимать обоснованные и выверенные решения и обеспечивать их реализацию.

Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, полученная информация будет полезна вам и поможет принять верные решения.

Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM или ответить на ваши вопросы. Пишите на нашу электронную почту: sales@naumensrm.ru