Модуль «Заявки на закупку»

Модуль содержит функции сбора заявок на закупки для формирования реестров потребностей подразделений, включая:

— формы создания заявки;

— процесса согласования и утверждения;

— отслеживания статусов обработки.

Учет заявок осуществляется по бизнес-подразделениям предприятия или холдинга. Учитываются такие параметры как связь со справочником закупаемых ТМЦ и услуг, количество, критические даты поставки, файлы и другая необходимая для последующего процесса обработки информация.

При активированном модуле, в организации заказчика появляется реестр заявок на закупку, в котором присутствует функционал, позволяющий подготавливать и удалять заявки на закупку. Помимо этого, в модуле имеется возможность импорта заявок на закупку через интеграцию c 1С. Для формирования и поддержания в актуальном состоянии в Системе реестра заявок на закупки, подлежащих включению в лоты и последующей закупке, в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы (подробнее об интеграции: https://naumensrm.ru/module/modul-integracziya-s-1s-kontragent/).

При создании необходимо заполнить форму, которая должна содержать информацию по заявке на закупку.

В том числе добавить поставщиков:

Добавить позиции из существующего справочника товаров, работ и услуг

После создания генерируется страница заявки на закупку. Все возможные действия с заявкой указаны на примере ниже. Действия будут доступны в зависимости от текущего состояния заявки, а также роли пользователя, у которого открыта данная страница.

Страница статуса согласования у созданной заявки позволяет отслеживать этапы процесса согласования заявки на закупку.

Пример схемы процесса согласования заявку на закупку. Список ответственных в процессе согласования настраивается администратором системы:

После отправки заявки на согласование, ответственный за действие «Согласование сотрудником подразделения» пользователь должен в личном кабинете, либо на странице заявки на закупку указать свое решение (уведомление о поступлении задачи на согласование приходит на адрес электронной почты соответствующего пользователя).

Принимается решение в соответствующей форме. В зависимости от того, как выстроена схема процесса голосования, меняется количество пользователей, которые могут утвердить, отклонить, или одобрить заявку на закупку с дополнительным согласованием. Последующие действия

Имеется возможность консолидировать заявки на закупку, если имеются текущие заявки на консолидацию.

После прохождения процесса согласования, в качестве результатов обработки заявок на закупке может быть формирование сводного реестра потребностей с помощью создания лота плана каждой заявки на закупку:

Каждый такой лот формирует позицию реестра потребностей.

А также возможность создания закупки из заявки на закупку:

Из согласованной позиции реестра потребностей также можно создать закупку