Модуль закупки предназначен для автоматизации задач по выбору поставщика от момента объявления закупочной процедуры до оформления решения о выборе поставщика.
Модуль позволяет определить в SRM-системе перечень способов определения поставщика, а также тонко настроить параметры их проведения. Таких параметров более 50 и их число увеличивается с выходом новых версий системы. Вот некоторые их них:
В наиболее полном объёме функциональность модуля можно рассмотреть на примере проведения запроса предложений. При использовании модулей «Планирование закупок» или «Согласование документации» закупочную процедуру можно создать на основе заведённых ранее данных, иначе необходимо вручную сформировать карточку закупочной процедуры, лоты и позиции лотов.
В одной закупочной процедуре может быть неограниченное количество лотов, в каждом из которых может быть неограниченное количество закупаемых позиций. Менеджер закупки может допустить приём неполных предложений по лоту – как по количеству позиций, так и по объёму поставки по каждой позиции.
При проведении многолотовой процедуры начало процедуры по всем лотам происходит одновременно, а далее каждый лот может двигаться по процессу – окончание приёма предложений, сбор улучшенный предложений, подведение итогов и др. – независимо.
Организатор может направить адресные приглашения участникам процедуры, такие участники получат соответствующие e-mail-уведомления, а при наличии учётной записи на электронной торговой площадке – также увидят соответствующие приглашения в своих личных кабинетах.
В случае же проведения закрытой процедуры приглашение участника является обязательным условием для получения доступа к процедуре.
Кроме того, зарегистрированные на ЭТП участники могут подписаться на автоматические уведомления о публикации открытых процедур, соответствующих профилю их деятельности.
Организатор процедуры может определить формат коммерческих предложений, которые он ожидает получить от участников процедуры – от неструктурированного набора файлов до структурированного опросного листа с настраиваемым перечнем и форматом полей.
Далее на основании определённых полей и их форматов можно задать многокритериальную систему для автоматического ранжирования предложений, указав веса критериев и способ оценки по каждому критерию. Оценки могут быть как автоматическими (вычисляются системой по заданным правилам), так и экспертными (оценку определяет привлечённый организатором эксперт/ эксперты). Также организатор может задать типы документов, которые требуется представить в составе предложений.
После установки всех основных параметров закупки организатор готовит и публикует извещении о проведении процедуры, в котором указываются сроки проведения процедуры и контактная информация.
Система сформирует текст документа по преднастроенному шаблону. Здесь же можно прикрепить файлы.
После ввода всех данных организатор публикует документ. При использовании ЭТП происходит его публикация в общем доступе (для открытых процедур).
При поступлении предложений участников через ЭТП соответствующие сведения отображаются для организатора.
Доступ к сведениям заявок, либо к их финансовой части может быть ограничен для организатора, например, до окончания приёма заявок.
В случае проведения процедуры без ЭТП, например, при получении предложений участников по электронной почте организатор имеет возможность заводить такие предложения вручную.
Организатор может направить запрос относительно поступивших предложений участников.
Также организатор имеет возможность получать запросы на разъяснение от участников и отвечать на них либо персонально, либо опубликовать разъяснения для всех участников процедуры.
Организатор имеет возможность вносить изменения в объявленную закупку (например, менять состав лота, обновлять документацию, изменять сроки приёма предложений), а также отменить её.
После окончания приёма предложений организатор знакомится с деталями поступивших предложений и принимает решение, какие участники (и по каким позициям лота – в случае проведения попозиционной процедуры) допускаются до следующих этапов процедуры.
Для принятия решения о допуске участников либо оценке предложений участников организатор имеет возможность сформировать соответствующую задачу на профильного эксперта.
Соответствующую задачу эксперт получает в своём личном кабинете и указываёт своё заключение.
Принимая во внимание заключения экспертов, организатор фиксирует в системе решение о допуске участников.
После этого можно выполнить процедуру ранжирования предложений участников – система присвоит рейтинги и предложит оптимальный, с точки зрения заданной системы критериев и предлагаемого участниками количества продукции, набор условий для заключения сделок. У организатора есть возможность пересмотреть предлагаемое системой решение.
Также на данном этапе организатор может объявить переторжку (этап подачи участниками улучшенных предложений).
После завершения приёма улучшенных предложений организатор заново выполняет ранжирование предложений, чтобы актуализировать распределение мест.
После получения окончательных предложений и определения перечня победителей организатор формирует состав коллегиального органа, утверждающего решение о выборе поставщика (например, закупочной комиссии) и итоговый документ по закупке (например, конкурентный лист или протокол закупки).
Далее этот документ может быть согласован и утверждён по преднастроенному маршруту согласования.
+7 (495) 145 90 45