+7 (495) 145 90 45Группа компаний «Деловые линии» провела анализ рынка ИТ-решений и организовала конкурентный отбор перед тем как выбрать электронную торговую площадку (ЭТП) от Naumen. В этой статье мы расскажем, как компания сделала «домашнюю работу» до автоматизации и каким образом повысила эффективность процесса внедрения ИТ-системы для закупок.
Шаг первый: постановка целей и проработка требований
«Деловые линии» сформулировали достаточно распространённые цели автоматизации — повысить качество исполнения процесса закупок и привлечь больше участников. Компания заранее самостоятельно тщательно проработала требования к процессам: описала их по схеме «as is» и «to be» и выделила ключевые этапы, требующие автоматизации. В ходе проекта «Деловые линии» двигались поступательно — сперва заключили договор только на обследование и составление детального технического задания на автоматизацию с компанией Naumen.
ЭТП должна была по максимуму взять на себя техническую сторону взаимодействия с поставщиками — от регистрации до переписки с организатором закупки и подачи предложений. Большое внимание компания уделила удобству работы с системой: она хотела минимизировать количество «рабочих экранов», нажатий кнопок, выполнения иных действий и упростить подключение новых пользователей.
Шаг второй: интервьюирование участников процесса
Во время первого этапа проекта Naumen провел интервью с ключевыми участниками процессов закупок, а также со специалистами ИТ-подразделения «Деловых линий». Компания изучила нормативную базу, примеры формируемых сопроводительных документов, отчётов и смежные информационные системы — как внутренние, так и используемые внешние сервисы. Результатом стала подготовка детального технического задания и календарного плана внедрения ЭТП.
Шаг третий: адаптация системы к требованиям техзадания
Второй этап проекта заключался в адаптации электронной торговой площадки к требованиям технического задания. Здесь можно выделить следующие особенности:
- Архитектура решения Naumen позволила вынести в разные сегменты сети предприятия внешнюю часть системы — для работы контрагентов, и внутреннюю. Это существенно снизило риски информационной безопасности для оператора системы.
- В ходе проекта были выявлены и настроены различные способы проведения закупочных процедур: от мониторинга рынка до закрытых многоэтапных тендеров.
- Новая ИТ-система обеспечила географическую привязку закупок, поскольку это важно для компании, работающей по всей стране.
- При внедрении было спланировано и успешно проведено нагрузочное тестирование ЭТП, в результате заказчик убедился в надёжной работе новой системы.
- Для внутренних пользователей площадки был организован автоматический вход с использованием корпоративной учётной записи.
- «Деловые линии» получили описание структуры БД ЭТП и доступ к данным, исключающий влияние на работоспособность «боевой» ЭТП.
Об интересных особенностях работы с системой рассказал Артём Морозов, заместитель директора департамента по работе с поставщиками ГК «Деловые линии»:
«Мы стремились максимально эффективно выстроить процесс взаимодействия с поставщиками: в системе попросту не сможет зарегистрироваться участник, который отсутствует в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, а также не соответствует некоторым нашим критериям экономической безопасности. Только после прохождения этих автоматических фильтров благонадежность участника уже будут проверять наши внутренние службы.
Всё взаимодействие с участниками мы завели на ЭТП и оцифровали — это и вопросы регистрации на площадке, и предложения к сотрудничеству от поставщиков, и наши приглашения к участию в объявляемых процедурах, и переписка с организатором закупочной процедуры. Мы даже реализовали на ЭТП функцию онлайн-чата между участником и организатором, однако на практике это обернулось тем, что участники дублировали обращения и через функцию запроса разъяснений, и через функцию чата. Для организатора это была двойная работа, поэтому чат мы закрыли.
Поскольку у нас есть технологический доступ к данным ЭТП, мы своими силами и средствами организовали консолидацию данных из смежных информационных систем и сейчас анализируем процесс от планирования потребностей, формирования требований к закупаемой продукций до договорной работы.
В итоге «Деловые линии» получили надёжную платформу для взаимодействия с поставщиками, в которой структурировали все процессы коммуникации, и благодаря чему существенно снизили нагрузку на своих закупщиков. На Naumen ЭТП были уже успешно проведены сотни закупочных процедур.
Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, полученная информация будет полезна вам и поможет принять верные решения.
Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM и Naumen ЭТП или ответить на ваши вопросы. Пишите на нашу электронную почту: sales@naumensrm.ru