Модуль «Планирование закупок»

1.  Определение организатора закупки

Закупки по суммам или по некоему перечню критически важной продукции распределяется на соответствующие ответственные подразделения. Например, закупки от определенной суммы идут на централизованную закупку в головную организацию, закупки по перечню (особенно востребованные категории для многих предприятий холдинга) идут на подразделение, а закупки, не подходящие под указанные выше дополнительные параметры – распределяются самостоятельно.

2.  Распределение по ответственным исполнителям.

Назначение ответственного лица за позицию лота плана осуществляется в:

1. Реестре потребностей (с возможностью массового назначения):

2. Непосредственно в позиции лота плана:

Как могут назначаться ответственные исполнители. Примеры:

1. «Категорийные менеджеры» — определяются в модуле категорийных стратегий;
2. Назначаются руководителем;
3. Ответственные сами выбирают «свои» позиции из общего списка и включают в свои лоты.

3.  Формирование из потребностей лотов плана.

На странице заявки на закупку имеется возможность создать лот плана:

В форме указываться основные данные:

Также такая возможность имеется в общем реестре потребностей:

В форме можно указать, новый это лот плана, или изменение существующего:

После чего лот плана необходимо согласовать через ответственное лицо, отправив позицию «В работу»:

4. Консолидация плана по организации/холдингу.

Осуществляется на странице заявки на закупку, на основе существующих заявок на консолидацию:

Доступность заявок к консолидации регулируется в заявке на закупку:

5. Согласование плана

Согласование плана происходит непосредственно со страницы реестра потребностей за определенный год. Выбирается согласующий, на которого возлагается согласование плана закупок:

6. Внесение изменений в план

Корректировка плана включает в себя:

1. Добавление позиции в перечень потребностей. Это возможно:
   1. С помощью заявки на закупку:

2. Вручную добавить позицию в реестре потребностей:

Путем заполнения соответствующей формы:

2. Редактирование лота плана на странице позиции лота плана:

1. Удаление позиции из перечня потребностей;
2. Изменить подразделение-организатора позиции;
3. Заменить ответственного по позиции плана;
4. Изменить статус позиции плана.

7. Размещение закупок из плана

Создание закупки осуществляется либо непосредственно из заявки на закупку:

Либо из лота плана, после того, как он будет согласован. Планирование происходит на некоторый промежуток времени – год или, как минимум, квартал. Это позволяет накопить информацию для формирования консолидированных лотов, чтобы не было создания искусственной срочности, что может использоваться в коррупционных целях – предложить своего поставщика:

Помимо этого, есть возможность отображать план закупок в открытой части встроенной электронной торговой площадке для привлечения потенциальных поставщиков и прорабатывать с ними нюансы закупки заранее: