Модуль API для интеграции для информационного взаимодействия с различными модулями

Модуль «API для интеграции» позволяет осуществить информационное взаимодействие с различными модулями (блоками) систем, эксплуатируемыми в организации, как правило ERP. Модуль содержит следующие методы:

загрузки данных о контрагентах;
загрузки справочника товаров, работ и услуг;
загрузки организационной структуры организации;
загрузки справочника центров финансовой ответственности, статей бюджетов и бюджетных лимитов;
загрузки заявок на закупку;
загрузки потребностей на закупку;
загрузки складских остатков;
загрузки сведений о заключенном договоре;
загрузки сведений об актах и оплатах;
передачи сведений о заказах;
загрузки сведений по приемке товаров на склад.

Загрузка данных о контрагентах.

Данные по контрагентам направляются в NAUMEN SRM (далее NAUMEN SRM, SRM, Система) из внешней системы, для упрощения здесь и далее будем считать ее ERP-системой (далее ERP). В случае если в NAUMEN SRM создается новый контрагент, то такой контрагент также направляется в ERP для регистрации с присвоением номера.

Загрузка справочника товаров, работ и услуг.

Для воссоздания и поддержания в актуальном состоянии в Системе групп, подгрупп и конечных элементов справочника товаров, работ и услуг (далее ТРУ) в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы.

Порядок действий после установления сеанса информационного взаимодействия для загрузки справочника товаров, работ и услуг:

Загрузка данных из ERP сведений по всем группам классификатора ТРУ. По каждой группе загружаются следующие параметры:

Код группы;
Наименование группы;
Код родительской группы;
Составной код классификатора
Массив характеристик.

Сравнение загруженной и хранимой в Системе структуры классификатора справочника товаров, работ и услуг (по совпадению кодов элементов) с обработкой отличий в следующем порядке:

Появление в ERP новой группы ТРУ – создание в Системе новой категории классификатора ТРУ с аналогичными характеристиками;
Исчезновение из ERP ранее существующей группы ТРУ – в соответствующей в Системе категории классификатора ТРУ снимается признак актуальности;
Изменение наименования группы ТРУ – существующая в Системе категория классификатора ТРУ изменяет наименование на аналогичное.

Загрузка сведений по элементам справочника эталонных ТРУ по каждой из полученных на предыдущих шагах групп ТРУ. По каждому элементу справочника эталонных ТРУ загружаются следующие параметры:

Код элемента;
Наименование элемента;
Код группы;
Код и наименование единицы измерения;
Составной код ТРУ;
Массив характеристик.

Сравнение загруженной и хранимой в Системе структуры элементов классификатора ТРУ (по совпадению кодов элементов) с обработкой отличий в следующем порядке:

Появление в ERP нового элемента справочника эталонных ТРУ – создание в Системе нового элемента классификатора ТРУ с аналогичными характеристиками;
Исчезновение из ERP ранее существующего элемента справочника эталонных ТРУ – соответствующему в Системе элементу классификатора ТРУ снимается признак актуальности;
Изменение наименования элемента справочника эталонных ТРУ – существующий в Системе элемент классификатора ТРУ изменяет наименование на аналогичное.
Изменение единицы измерения в справочнике эталонных ТРУ – в существующем в Системе элементе классификатора ТРУ изменяется единица измерения на аналогичную.

Загрузка организационной структуры организации из ERP.

Для воссоздания и актуализации в Системе необходимой для процесса закупок организационной структуры предприятия в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы.

Порядок действий после установления сеанса информационного взаимодействия для загрузки организационной структуры организации:

Сравнение загруженной и хранимой в Системе информации по сотрудникам и подразделениям (по совпадению кодов) с обработкой отличий в следующем порядке

Код пользователя;
Табельный номер;
Фамилия, Имя, Отчество;
Код организации;
Код подразделения;
Полное наименование подразделения;
Краткое наименование подразделения;
Код родительского подразделения;
Должность (профессия) сотрудника.

Сравнение загруженной и хранимой в Системе информации по сотрудникам и подразделениям (по совпадению кодов) с обработкой отличий в следующем порядке:

Появление нового подразделения – создание в Системе подразделения с соответствующими полным и кратким наименованиями;
Изменение характеристик подразделения (полное или краткое наименование) – обновление в Системе соответствующих характеристик;
Отсутствие в загруженных данных существующего в Системе подразделения никак не обрабатывается;
Появление нового сотрудника – создание в Системе сотрудника с соответствующими фамилией, именем и отчеством, а также должностью в соответствующем подразделении;
Изменение характеристик сотрудника (фамилия, имя, отчество, должность) – обновление в Системе соответствующих характеристик;
Отсутствие в загруженных данных существующего сотрудника – отметка в Системе соответствующего сотрудника как уволенного (такой пользователь лишается возможности входа в Систему).

Загрузка справочника центров финансовой ответственности (ЦФО), статей бюджетов и бюджетных лимитов инициируется сеансом информационного взаимодействия с ERP из Системы. В результате происходит заполнение и обновление справочника в Системе со следующими параметрами:

Название;
Код;
ЦФО.

Загрузка заявок на закупку из ERP.

Для формирования и поддержания в актуальном состоянии в Системе реестра заявок на закупки с утвержденными потребностями, подлежащих включению в лоты и последующей закупке, в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы.

Загрузка из ERP сведений по всем заявкам на закупки. По каждой заявке загружаются следующие параметры:

Номер заявки;
Дата заявки;
Наименование заявки;
Период поставки;
Подразделение-заказчик;
Инициатор закупки;
Состояние;
Стоимость руб., без НДС;
Способ закупки;
Период проведения закупки;
Перечень закупаемых позиций:
- № строки;
- Подразделение-заказчик;
- Сотрудник-инициатор;
- Код классификатора / номенклатуры;
- Наименование товаров, работ, услуг;
- Ед. изм.;
- Допустимость аналогов;
- Дата поставки;
- Статус;
- Количество;
- Цена за единицу без НДС, руб.;
- Стоимость без НДС / Сумма;
Информация по поставщикам;
Условия поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Загрузка потребностей на закупку из ERP.

Для формирования и поддержания в актуальном состоянии в Системе реестра потребностей (без данных о заявках на закупки), подлежащих включению в лоты и последующей закупке, в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы.

Порядок действий после установления сеанса информационного взаимодействия для загрузки потребностей на закупку:

Загрузка из ERP сведений по всем потребностям. По каждой потребности загружаются следующие параметры:

Строка плана поставки (номер потребности);
Регистрационный номер потребности;
Код строки потребности;
Дата утверждения потребности;
Код и наименование подразделения-заказчика;
Требуемый год поставки (год заявки);
Данные по утвержденной ТРУ (элемент справочника «Номенклатура закупаемых ТРУ»):
- Код ТРУ;
- Наименование ТРУ;
- Код группы ТРУ;
- Составной код ТРУ;
Код и наименование единицы измерения;
Количество;
Критическая дата поставки;
Дата начала проработки;
Код и ФИО руководителя группы ответственных за закупку;
Код и ФИО ответственного за закупку;
Код и наименование подразделения — технического куратора;
Код и наименование подразделения – куратора потребности;
Код и наименование подразделения – оформителя потребности;
ФИО составителя заявки;
Дополнительная информация (комментарий);
Признак наличия запроса на корректировку.

Сравнение загруженной и хранимой в Системе информации по потребностям (по совпадению кодов) с обработкой отличий в следующем порядке:

Появление в ERP новой потребности – создание в Системе новой потребности с аналогичными характеристиками;
Исчезновение из ERP ранее существующей потребности – соответствующая потребность в Системе остается без изменений;
Изменение реквизитов потребности – в поля существующей в Системе потребности вносятся соответствующие изменения.

Загрузка складских остатков.

Для проверки наличия ТРУ на складах перед включением заявки по соответствующему ТРУ в лот закупки пользователем при работе с формой лотирования – в момент выбора заявки для включения в лот инициируется сеанс информационного взаимодействия с ERP. В результате из Системы формируется запрос складских остатков по соответствующему выбранной заявке ТРУ в ERP.

Загрузка из ERP сведений по складским остаткам по требуемому ТРУ. По каждому складскому остатку загружаются следующие параметры:

Ид. этал.ТРУ;
Место нахождения;
Место назначения;
Категория;
Наименование категории;
Мероприятие;
Наименование мероприятия;
Проект;
Наименование проекта;
Срок использования;
Дата документа;
Количество остатка;
Ед. изм.;
Поставщик;
Номенклатура;
Наименование ТРУ.

Загрузка сведений о заключенном договоре.

Из ERP инициируется обращение к сервису Системы. Система управления закупками по номеру протокола закупки (формируется автоматически, далее выступает ключом для интеграции) определяет карточку закупки и записывает в нее следующие полученные данные из ERP:

Номер документа;
Тип документа (договор или спецификация);
Ссылка на документ в ERP;
Предмет договора/спецификации (текст);
Срок действия документа;
Статус документа;
Комментарий (текст);
Порядок оплаты по договору/спецификации (текст);
Дата договора/спецификации (дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ»);
Сумма, без НДС;
ФИО исполнителя;
Признак об удалении ранее сформированного документа в ERP;
События по согласованию документа.

Полученные данные сохраняются в Системе.

Загрузка сведений об актах и оплатах.

Из ERP инициируется обращение к сервису Системы. Система управления закупками определяет карточку отслеживания закупки и записывает в нее следующие полученные данные из ERP:

Номер платежа;
Дата платежа;
Срок платежа;
Статус согласования документа;
Дата согласования документа;
Сумма в руб. c НДС;
Сумма в руб. без НДС;
Ссылка на Платежное поручение в ERP;
Ссылка на Заявку на расходование денежных средств в ERP;
Признак об удалении ранее сформированного документа в ERP;
ФИО исполнителя.

Полученные данные сохраняются в БД Системы управления закупками.

Загрузка сведений по приемке товаров на склад.

Дата документа;
Номер документа;
Сумма в руб. c НДС;
Сумма в руб. без НДС;
Ссылка на документ в ERP;
Признак об удалении ранее сформированного документа в ERP;
ФИО исполнителя.

Передача сведений о заказах.

Для загрузки сведений о заказах в Системе инициируется сеанс информационного взаимодействия по таймеру. Время и периодичность запуска определяется администратором Системы. По каждому заказу загружаются следующие параметры:

Номер заказа;
Дата заказа;
Дата изменения заказа;
Лот;
Дата поставки, не позднее;
Статус оплаты;
Состояние;
Исполнение;
Комментарий.